Privacy

Privacyverklaring - Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – GDPR)

In deze privacyverklaring geeft vzw W.T.C. Marva Parken & Golf Azur (hierna vermeld als ‘wij/ons/club’) transparante informatie over hoe er binnen de club omgegaan wordt met persoonsgegevens. Wij doen er als verwerkingsverantwoordelijke alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving van de AVG.

Wat is GDPR?

De  Algemene  Verordening  Gegevensbescherming  (AVG,  of  GDPR:  General  Data Protection Regulation) is een geheel van Europese regels om de burger te beschermen rond gebruik van persoonsgegevens. De wet is van toepassing vanaf 25 mei 2018.

Wettelijke grond

Het lid geeft toestemming tot het verwerken van zijn persoonsgegevens.

Welke gegevens worden door ons bijgehouden?

Specifieke persoons- en contactgegevens. M.a.w. : (officiële en roep-) naam, adres thuis, adres aan zee, geboortedatum, telefoon en/of gsm, emailadres, naam contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon, ploeg van keuze, de gereden kilometers tijdens onze officiële ritten en de maten van uw clubkledij. Wij houden ook bankuittreksels bij, wat inhoudt dat als een lid per overschrijving zijn/haar inschrijvingsgeld betaalt, deze gegevens ook in ons bezit zijn/blijven. Tijdens club gerelateerde activiteiten kan er beeldmateriaal opgenomen worden. De verzameling en verwerking van deze gegevens gebeurt enkel binnen het bestuur van onze club.

Waarvoor worden die voor gebruikt?

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het doel van onze club (organisatie van fietstochten en evenementen ten voordele van de club. M.a.w. het bijhouden van onze ledenadministratie, om u te contacteren voor vragen uit naam van de club of om u club informatie op te sturen. Uw contactpersoon wordt enkel gebruikt wanneer dit noodzakelijk blijkt voor de situatie (bv. ongeval van een lid). Uw maten voor het bestellen en leveren van de clubuitrusting. Het beeldmateriaal kan enkel gebruikt worden ter eigen promotie van de club via de website. Als bestuurslid zal uw naam en gsm-nummer ook verschijnen op de lidkaart van de leden. Op onze eigen website wordt regelmatig de kilometerstand van de leden gepubliceerd. Er kan ook beeldmateriaal van clubleden of sfeerfoto’s van clubactiviteiten gepubliceerd worden op de website en in ons clublokaal.

Waar worden deze bewaard, beschermd en wie heeft er toegang?

Een afgedrukte versie van de leden- en contactlijst wordt bewaard in ons lokaal op de hoofdzetel van de club (dit is ook wettelijk verplicht) waar enkel het bestuur via een sleutel toegang tot heeft. De elektronische versies en de andere lijsten/documenten worden lokaal op de computer van het bestuurslid,  of op Dropbox (een cloud systeem) bewaard en enkel gedeeld met de bestuursleden, die elk over een eigen beveiligde login beschikken. Deze gegevens worden niet ter beschikking gesteld aan derden buiten de club, tenzij wettelijke verplichtingen dit opleggen of dit specifiek vermeld is in deze privacyverklaring.

Hoelang worden deze bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u lid blijft van onze club. Na het verlaten van de club worden uw persoons- en contactgegevens nog maximaal 3 jaar bewaard. Uitzondering hierbij is dat uw naam in de kilometerstand en/of de historiek kan blijven staan, tenzij u te kennen geeft om hier ook geschrapt te worden.

Recht op inzage en kopie, aanpassing of vergetelheid:

U heeft recht om uw gegevens bij ons in te kijken, aan te passen, alsook te vragen om uw gegevens te laten verwijderen. Dit kan u doen door 30 dagen op voorhand schriftelijk de vraag te stellen aan één van de bestuursleden van de Raad van Bestuur. De aanvraag tot inkijk dient vergezeld te worden van een officieel bewijs van uw identiteit om ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen. Het verwijderen van uw gegevens zorgt dat we u niet meer opnemen in onze ledenlijst, en u uitgesloten bent als clublid. Het lid wordt ook gevraagd om bij wijzigingen van de gegevens deze onmiddellijk mee te delen zodat we altijd over de meest courante informatie beschikken.

Verwerking van  -16 jarigen:

Voor de toestemming voor -16 jarigen, moet een ouder of voogd schriftelijk toestemming geven.

Datalek en meldingsplicht:

Datalek: “een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.” Elk datalek moet gerapporteerd worden binnen de 72u aan de autoriteit en de individuen waar de data betrekking op heeft.

Club verzekering:

Voor de aangifte van een ongeval bij de clubverzekering moeten we tijdelijk over bijkomende specifieke persoonsgegevens beschikken (zie het formulier “wat te doen bij ongeval”). Deze moeten door u, de getuigen en de behandelende arts worden ingevuld kort na het ongeval. Deze gegevens worden vervolgens naar de verzekeringsinstelling verstuurd en nadien verwijderd bij ons. De verdere communicatie nadien gebeurt rechtstreeks tussen u en de verzekeringsinstelling. 

Sporta-federatie vzw en rijksregisternummer: (vanaf 2020)

De club is aangesloten bij Sporta-federatie vzw. Hier moet de club of het lid van elk ingeschreven lid strikt noodzakelijke persoonsgegevens ingeven in hun Mijn Beheer systeem om voor dat lid gebruik te kunnen maken van hun diensten.
Uittreksel uit de gebruikersovereenkomst met Sporta-federatie vzw dd. 21/05/2018:
Rijksregisternummer: In het decreet houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector van 10 juni 2016 bepaalt de Vlaamse Overheid de gegevens die minimaal opgenomen moeten worden in het leden bestand van een Vlaamse sportfederatie. Met het oog op een unieke identificatie zijn de sportfederatie en haar aangesloten sportclubs via dit decreet gemachtigd om het rijksregisternummer van hun leden op te vragen en te bewaren in het leden bestand. Sporta-federatie vzw gebruikt het rijksregisternummer uitsluitend om een unieke identificatie aan haar aangesloten leden toe te kennen en heeft niet de mogelijkheid noch de intentie om de achterliggende gegevens van het rijksregisternummer te gebruiken of om informatie a.d.h.v. dit nummer met elkaar te verbinden
Volledige gebruikersovereenkomst: https://mijnbeheer.sportafederatie.be/assets/documenten/lapdocs/Gebruiksovereenkomst.pdf

Website:

Bij een bezoek aan onze website worden er cookies bewaard lokaal op uw computer. Deze cookies bevatten enkel gegevens van niet-persoonlijke aard maar laten u toe voorkeuren te bewaren voor de terugkerende bezoeker.  Op de website kan u zelf een eigen account maken waarmee u zelf eigen berichten kan posten. Hierbij wordt uw wachtwoord gehasht opgeslagen. Wij leveren grote inspanningen om de informatie op de website juist te houden. Wij kunnen echter in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor (in)directe schade die zou kunnen voortvloeien uit informatie op de website, alsook via linken naar informatie op andere websites.

Wijzigingen privacy statement:

Wij behouden ons het recht om in de toekomst onze privacy policy aan te passen. Deze wijzigingen zullen gecommuniceerd worden tijdens de jaarlijkse inschrijving en via de website gepubliceerd. We bieden u daar ook de kans om uw deelname te weigeren. Een kopie van de recentste versie zal ter beschikking liggen in ons lokaal of te consulteren zijn op www.wtcmarvaparken.be/privacy.php

Nog vragen?

Als Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring nog vragen heeft, kan u één van de bestuursleden van de Raad van Bestuur van de vzw W.T.C. Marva Parken & Golf Azur contacteren via de contact gegevens vermeldt op de lidkaart of op onze website www.wtcmarvaparken.be .

Onze club:

Naam: Wieler Toeristen Club Marva Parken & Golf Azur
Rechtsvorm: VZW
Adres: Duinenweg 509 - 8430 Middelkerke
Ondernemingsnummer: 0476.520.022
Website: www.wtcmarvaparken.be - www.wtcmarvaparken.be/privacy.php